電子契約とは？法的効力・メリット・デメリットなどの基礎知識を分かりやすく解説！

当サイトは電子契約とはどのようなものなのか、その法的効力・メリット・デメリットなどの基礎知識を分かりやすく解説しています。
在宅勤務が増えている現代において話題の電子データでの契約の導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてみてください。
電子データでの契約を導入するメリットはどういったものなのか知りたい人にもおすすめです。
また立会い型の電子データによる署名で電子契約を締結する際の流れの紹介もしています。

電子契約とは？法的効力・メリット・デメリットなどの基礎知識を分かりやすく解説！

テレワーク時代にニーズが高まっている電子契約とは何か興味があるという人は多いのではないでしょうか。
電子契約とは電子データで契約をするもので、基礎知識として知っておきたい法律は電子署名法です。
これによって定義や効果、規律などが定められています。
メリットには事務手続きの効率化やコスト削減などが挙げられます。
デメリットは対象外の契約もあることや、取引先も希望しないと利用できないなどです。
さらにセキュリティのリスクも考えておく必要があります。

電子契約に法的な効力はあるのか？

近年使用される場面が増えている電子契約には、法的な効力はあるのかという疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。
電子契約に関わる法律には、電子署名法があります。
これは「電子署名及び認証業務に関する法律」のことで、電子データを用いた署名がどのようなものであるか定義されているほかその効果、さらには認証をおこなう事業を規律するための法律となっています。
電子署名法はたとえ紙の契約書がなくても、電子契約によって契約が成立することを規定しているものです。
第3条には電子契約の文書に本人だけがおこなうことが可能な署名がされていれば、成立すると推定できるという内容が盛り込まれています。
虚偽の入力や書き換えがされておらず、消去・混同が防がれていること、そして作成の責任の所在が第三者から見て分かりやすい、ということを契約者本人が電子署名をしていれば、証明できるということです。
契約の際には、間違いなく本人によって署名がされた信頼してもらえる電子署名ができるサービスを利用することが大切になります。

電子契約の仕組みを理解しておこう

電子契約とは通信回線を用いて電子文書で締結される契約であり、紙の契約書と同様、法的な拘束力が認められています。
送信者側が行うのは契約書を作成してサービスにアップロードし、サービスを介して取引先に送信することです。
契約書を送信すると、送信者側は契約書に署名したということになります。
取引先に届くのは、契約書にアクセスするためのURLが記載されているメールです。
アクセスして内容に問題がないことを確認し、取引先が署名すると電子契約が締結されるという仕組みになっています。
基本的に電子契約のサービスを導入する場合は、取引先にも自社と同じサービスを利用するよう理解を促さなければいけません。
電子契約の仕組みには契約の当事者が署名を行う当事者型と、当事者の意向に基づいた第三者による立会人型の2つの種類があります。
法的拘束力の高さを持つ当事者型に対し、一般的となりつつある立会人型は低いコストで始めやすいとされています。

電子契約の署名方法には立会人型と当事者型の2種類ある

電子契約では、電子ファイルに電子署名をすることで契約が締結されますが、その署名方法は立会人型と当事者型の2種類に分けられます。
立会人型は、電子契約システムの事業者が契約の当事者に代わって署名する方式です。
多くのシステムでは、契約締結用のURLをメールで相手側に送付することで契約が締結されるので、手間とコストがかからないというメリットがあります。
一方の当事者型は、文字通り契約の当事者がそれぞれ署名する方式です。
この方式では、本人性を証明するための書類を認証局に提出し、電子証明書が格納された電子ファイルを発行してもらう必要があります。
そのため、立会人型と比べると手間と費用がかかりますが、なりすましやデータ改ざんのリスクが少ないというメリットがあります。
このように、電子契約の際に必要になる電子署名には2種類の方式がありますが、それぞれにメリット・デメリットがあるので状況に応じて使い分けると良いでしょう。

電子契約におけるタイムスタンプとは？

電子契約は、電子ファイルの契約書に適切な電子署名が付与されていれば、紙の契約書と同等の法的効力を持っています。
しかし、「誰が」「何を」「いつ」契約したのかを全て証明できて、はじめて電子契約の完全性は確保されますが、電子署名は「誰が」「何を」契約したのかを証明することはできても、「いつ」契約したのかを証明することはできません。
電子署名では署名した時刻は確認できますが、その時刻はコンピューター上で設定されたものです。
そのため、コンピューターの設定を変更すれば時刻を簡単に改ざんできてしまいますが、その時刻が改ざんされていないことを証明するための技術がタイムスタンプです。
電子署名では担保できない「いつ」契約したのかを証明することができるとともに、表示されている時刻以降に、その文書が改ざんされていないことを証明することも可能です。
タイムスタンプは電子契約に必須というわけではありませんが、電子署名とともに付与することで電子契約の完全性を確保することが可能となります。

電子契約を導入する際は電子契約システムを利用するのが一般的

電子契約を導入する際は、様々な企業が提供している電子契約システムを利用するのが一般的とされています。
すべてオンライン上で完結できるシステムが多く、契約を交わす相手と対面せずに済むのも大きなメリットです。
利用料金や昨日はサービスによって異なり、複数のプランが用意されている場合もあります。
自社に必要なのはどのプランなのか、どの程度電子契約を利用する可能性があるのかを考えて、最適なサービスを選択すると良いでしょう。
また、電子契約の契約時はもちろんのこと、契約完了後の契約の管理などに利用できるサービスも存在しています。
どんな取引相手とどんな契約を交わしたのかを後ほど確認したいといった時に便利なのが、サービスが提供している検索機能です。
タスク管理をスケジュール管理と合わせて利用できることもあり、業務の効率化に役立てることができるでしょう。
その他にも、料金を重視する、セキュリティがしっかりしているところを選ぶなど、内容に合わせて選択可能です。

電子契約システムを導入する際の流れ

電子契約システムの導入の流れとしては、取引先の状況と社内の状況を確認することから始まります。
現在電子契約は業務委託契約書や雇用契約書、代理店契約書や保障契約書などに利用できます。
一方で、賃貸契約書や不動産に関係する契約書は現状書面での契約書しかできません。
このため多くの企業では賃貸オフィスで契約することになるため、電子契約と併用しながら行うことを前提に進める必要があります。
もちろん取引先が多いのであれば電子契約のメリットが上がる一方で、取引先側も契約の際に電子データで手続きが必要になるという点も注意が必要です。
今までの商習慣で神での契約のほうが多数なのであれば、検討は将来的に見送るという手段も十分あり得ます。
インターネットやソフトウエアなどを行っていて、オフィスなどを確保する必要が無いのであれば圧倒的に電子手続きをしたほうが利便性が上がります。
極論を言えば世界中のどこでもテレワークが可能なので、空間に縛られる必要が無いからです。

電子契約システムの選定ポイントを押さえておこう

様々な種類の電子契約システムがあるため、どれを選んだら良いか迷うという人もいるのではないでしょうか。
そのような時に押さえておきたい選定ポイントの1つはセキュリティがしっかりしているかどうかです。
もしデータが失われてしまったら深刻な状況になるかもしれません。
そのためセキュリティが強化されているサービスを選ぶことをおすすめします。
また使いやすいサービスを選ぶことも大切です。
自社にとっても取引先にとっても使いやすくなければ、契約の機会を逃してしまう可能性もあります。
それから電子契約の種類も押さえておきたいところです。
電子契約システムは立会人型と当事者型があり、安心感があるものはその反面時間がかかるという特徴があります。
そして持続してサービスが提供されると考えられる電子契約サービスを選ぶことも大切です。
急にサービスが終了してしまった場合、思いがけないトラブルになることも考えられます。
安心して利用できるところを選ぶのがおすすめです。

電子契約システムの費用相場はどれくらい？

"電子契約システムの多くは、月額基本料金+従量課金という料金体系を採用しているので、毎月どの程度の契約を締結するのかによって料金は変動します。
月額基本料金には、システム開発費・サーバー代・運用管理費用などが含まれており、多機能なシステムほど高額になりますが、1～4万円ほどが相場です。
契約1件あたりにかかる費用については、50～300円ほどが相場となっています。
そのため、電子契約システムの費用相場は、月間に50件ほどの契約を締結する場合は年間で24～48万円ほど、月間に300件ほどの契約を締結する場合は年間で84～110万円ほどとなります。
なお、月間に締結する契約数が一定以下であれば無料で利用できるシステムもあるので、月間の契約数が少ない場合はそのようなシステムを選定すると良いでしょう。
一方で、システムによっては初期費用が発生するケースがあるとともに、オプション機能を利用する場合はその費用もかかるので注意が必要です。

電子契約の導入はどの程度のコスト削減につながる？

電子契約を導入するとコスト削減になるといわれていますが、具体的にどのように削減できるのかという疑問を持つ人は多いのではないでしょうか。
電子契約を利用すれば印紙税が不要になるほか、郵送代が不要になることによりコストの削減が可能となります。
印紙税は課税文書を作成する際にかかり、契約の際に書面でやり取りをする際には収入印紙が必要となります。
5万円未満の契約の場合は非課税ですが、5万円を超えると金額に応じてかかり、例えば100万円を越えて200万円以下の場合は400円ほどです。
しかし300万円を超えて、500万円以下になると1000円もかかることになります。
さらに3000万円を超える契約ともなると、収入印紙だけで1万円も必要です。
収入印紙にかかる費用は、かなり大きなものであると分かるでしょう。
印紙税は書面での契約には必要ですが、電子契約の場合は不要です。
加えて紙の契約書では紙の費用や印刷代、郵送費なども必要となりますがこれらもかからなくなります。